Conseils pour s’organiser au bureau

Travailler dans un bureau peut rendre difficile le fait de rester organisé. Entre les boîtes de réception, les classeurs et les dossiers de documents virtuels, il y a beaucoup d’endroits différents où vous pouvez stocker des informations. Et plus vous devez chercher quelque chose, plus il est difficile de le retrouver et de rester maître de la situation. Le travail à domicile ou le télétravail a ses avantages, mais rester organisé n’en fait pas partie. La meilleure façon de maintenir un semblant d’ordre est de créer des systèmes qui fonctionnent pour vous et vos collègues. Les conseils suivants vous aideront à vous organiser au bureau afin que vous puissiez vous concentrer sur votre travail plutôt que d’essayer de trouver vos dossiers ou de ranger votre bureau.

Prendre un nouveau départ

Nouvelle année, nouveau vous – aussi cliché que cela puisse paraître, c’est un excellent moyen de prendre un nouveau départ dans la nouvelle année. En vous référant à l’adage “Out with the old, in with the new”, essayez de ranger votre bureau et de classer tous les documents dont vous n’avez pas besoin. Au début d’une nouvelle année, vous avez la possibilité de faire des changements et de repartir sur de nouvelles bases. Si vous travaillez dans un bureau et que vous ne savez pas où se trouvent tous vos documents, c’est le moment idéal pour commencer à organiser vos dossiers. Si vous travaillez au même endroit depuis un certain temps, il est probable que les archives soient devenues désorganisées. Il se peut également que vous deviez vous frayer un chemin dans un tas d’informations non pertinentes pour trouver ce dont vous avez besoin. Si vous êtes nouvellement embauché, c’est le moment idéal pour prendre un nouveau départ. Vous pouvez entamer votre organisation (au bureau) et établir votre propre façon de faire les choses.

Utilisez les outils numériques

Vous pourriez être surpris de découvrir combien de fonctionnalités sont disponibles dans chacun de vos outils numériques qui peuvent améliorer votre façon d’organiser et de partager les informations. En fonction de votre travail, vous passerez peut-être la plupart de votre temps dans quelques outils clés, tels que la messagerie électronique, le calendrier et le stockage de documents. Chacun de ces outils peut être personnalisé et automatisé afin que vous en tiriez le meilleur parti.

  • Courriel – Vous pouvez utiliser des règles de courriel pour classer automatiquement les messages lorsqu’ils sont envoyés dans votre boîte de réception. Vous pouvez également créer des sous-catégories dans votre système de classement virtuel, telles que “Action”, “En attente”, “Projets en cours”. Si vous utilisez Outlook, vous pouvez créer des règles pour classer les messages électroniques dans des dossiers distincts en fonction des mots-clés contenus dans l’objet.

  • Calendrier – Vous pouvez utiliser les calendriers pour suivre les échéances et les dates d’échéance. Vous pouvez également les utiliser pour organiser des projets et définir des rappels. Vous pouvez même intégrer vos calendriers à d’autres outils, tels que Google Calendar et iCalendar, pour partager vos événements avec vos collègues.

  • Stockage de documents – Selon l’endroit où vous stockez vos documents, vous pouvez profiter de fonctionnalités telles que la sauvegarde automatique dans le cloud, les outils de partage et de collaboration, et les applications mobiles qui vous permettent d’accéder à vos documents de n’importe où.

  • Créez des dossiers faciles à trouver

    Faites en sorte que les fichiers dont vous avez besoin au quotidien soient faciles à trouver en les conservant au même endroit. Si vous stockez tous vos fichiers dans un dossier gigantesque, vous êtes sûr de perdre des heures à chercher un document spécifique. Trouvez un moyen d’organiser vos dossiers de bureau afin que tout soit à sa place. Si vous travaillez dans un secteur créatif, tel que les relations publiques, le marketing ou le design, vous pouvez envisager de coder votre système de classement par couleur. Si vous êtes une petite équipe, il est préférable de partager un seul classeur et une seule boîte de réception. Chaque personne devrait avoir son propre bureau, et chaque bureau devrait avoir une boîte de réception et un classeur. De cette façon, toutes les communications, ainsi que les documents importants, sont stockés au même endroit.

    Verrouillez votre bureau

    Si vous devez faire très attention aux informations que vous partagez sur votre ordinateur, vous pouvez utiliser un programme comme BetterCloud for Business pour verrouiller virtuellement vos données. Ainsi, personne ne pourra accéder à vos données sensibles, sauf si vous décidez de les partager avec eux. Si vous partagez votre ordinateur avec un collègue, vous pouvez profiter d’une application de bureau virtuel, telle que Citrix, qui vous permet de séparer votre travail de celui de vos collègues. Vous serez ainsi sûr que rien ne sera mélangé et que vos fichiers seront à l’abri des regards indiscrets.

    N’oubliez pas les e-mails

    Si vous vous sentez submergé par le volume d’e-mails dans votre boîte de réception, il est temps d’agir. Puisqu’il n’est pas toujours possible de supprimer complètement tout ce qui vous encombre, vous devez établir des priorités entre ce qui est important et ce qui ne l’est pas. Créez des dossiers dans votre boîte aux lettres pour organiser vos e-mails. Par exemple, vous pouvez créer un dossier “Projets” pour stocker tous les e-mails liés à des projets spécifiques. Si vous recevez des e-mails quotidiennement, vous pouvez utiliser des filtres pour déplacer automatiquement les messages entrants vers les bons dossiers.

    En résumé

    La clé pour rester organisé dans un bureau est de créer des systèmes qui fonctionnent pour vous et vos collègues. Que vous soyez un nouvel employé ou un employé de longue date, c’est le moment idéal pour prendre un nouveau départ. Que vous utilisiez des outils numériques, que vous créiez des dossiers faciles à trouver ou que vous verrouilliez votre bureau, plus vous rationaliserez votre poste de travail, plus il vous sera facile de rester organisé.