Gmail est le service de courrier électronique que la plupart utilisent au quotidien. Que ce soit pour le travail ou les études, nombreux sont ceux qui le consultent tous les jours. Partager un compte Gmail peut devenir utile, particulièrement en contexte professionnel. Les comptes partagés offrent justement cette possibilité.
La plupart des gens ignorent l’existence de ces comptes partagés. Découvrez ce qu’ils sont, comment les utiliser et comment les configurer si vous envisagez de les tester.
Index
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- 1 Que sont les comptes partagés dans Gmail
- 2 Création d’un compte partagé dans Gmail
- 3 Aspects à prendre en compte dans le compte commun
- 4 Ajouter ou supprimer des délégués
Que sont les comptes partagés dans Gmail
Un compte partagé est un compte Gmail accessible à plusieurs personnes. En milieu professionnel ou académique, c’est particulièrement pratique quand plusieurs membres d’une équipe doivent communiquer avec des clients ou d’autres départements via la même adresse. L’idée consiste à garantir qu’au moins deux personnes puissent y accéder à tout moment.
Tous les utilisateurs partagent la même adresse et le même mot de passe. À la création du compte, Gmail propose de le configurer en tant que compte partagé. Vous pouvez ainsi ajuster directement qui y aura accès et gérer les droits associés.
Bien sûr, seules certaines personnes de confiance doivent y accéder pour éviter les problèmes. Le mot de passe doit rester confidentiel et circuler uniquement entre les utilisateurs autorisés. Gmail ne permet pas de changer le mot de passe depuis un compte délégué. C’est une sécurité, mais si vous devez le modifier, vous devrez en informer tous les utilisateurs.
Création d’un compte partagé dans Gmail
Avant de partager un compte, vous devez d’abord le mettre en place. Connectez-vous au compte que vous souhaitez partager, ou créez-en un nouveau si c’est votre préférence. Rendez-vous ensuite dans votre boîte de réception.
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Cliquez sur l’icône de la roue dentée en haut à droite. Un menu s’ouvre avec plusieurs options. Sélectionnez “Paramètres”. Une page s’affiche avec différents onglets. Allez dans l’onglet “Comptes et importations”.
Vous trouverez la section “Accorder l’accès à votre compte”. C’est ici que vous pouvez autoriser d’autres comptes Gmail à accéder au vôtre. Cette fonction permet d’ajouter des délégués. Un compte personnel accepte jusqu’à 10 délégués maximum. Un compte professionnel en accepte jusqu’à 25, ce qui laisse plus de flexibilité.
Dans cette section, cliquez sur “Ajouter un autre compte” (le lien en bleu). Une fenêtre demande l’adresse email de la personne. Entrez-la et validez. Gmail affiche un avertissement pour confirmer que vous comprenez les conséquences. Une fois accepté, la personne reçoit un email l’informant qu’elle a désormais accès à ce compte.
Aspects à prendre en compte dans le compte commun
Les délégués peuvent lire tous les messages du compte partagé, y répondre et rédiger de nouveaux messages. Ils peuvent également supprimer des conversations. Quand un délégué envoie un message, c’est l’adresse du compte partagé qui figure comme expéditeur, non pas celle du délégué.
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Gmail impose des restrictions pour des raisons de sécurité. Les délégués ne peuvent pas modifier le mot de passe du compte partagé. Ils ne peuvent pas non plus accéder à Hangouts depuis ce compte. Si quelqu’un remplace un collègue en vacances qui communique habituellement via Hangouts, cette personne n’aura pas cette possibilité.
Ajouter ou supprimer des délégués
Ajouter un nouveau délégué reste possible à tout moment, tant que vous ne dépassez pas le nombre maximum (10 ou 25 selon votre type de compte). Suivez le même chemin : paramètres, “Comptes et importations”, puis “Accorder l’accès à votre compte”. Cliquez sur “Ajouter un compte”, entrez l’email du délégué et validez.
Si vous voulez supprimer un délégué après un certain temps, rendez-vous dans la même section. Vous verrez la liste des adresses ayant accès. Sélectionnez celle que vous souhaitez retirer et confirmez la suppression. Les étapes sont simples et Gmail guide le processus.
Seul le propriétaire du compte peut supprimer un délégué. Les délégués eux-mêmes ne peuvent ni supprimer d’autres délégués ni eux-mêmes. C’est un point important à retenir.
